PR-GT-01 PROCEDIMIENTO DE CONFECCIÓN Y EMISIÓN DE TÍTULO
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Cód.: PR-GT-01
Fecha: 02/10/2019
Revisión: 03
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PROCEDIMIENTO DE CONFECCIÓN Y EMISIÓN DE TÍTULO
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EXPLICACIONES SOBRE EL DESARROLLO
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TRÁMITE A CARGO DEL INTERESADO.
Nota: Si el interesado registra matrícula abonada, no abona trámite de título.
El solicitante ingresa a la opción Solicitud de Título del Sistema de Autogestión (SAG). El sistema comprueba si el alumno tiene todas las materias del Plan de Estudios aprobadas y si alcanza el “índice académico” el cual debe ser mayor o igual a 6 (seis) conforme a lo establecido por Resolución Rectoral N° 851/17, Art. 73. Si el interesado cumple dichos requisitos, el SAG le permite actualizar sus datos, completar e imprimir “Formulario de Solicitud de título: Pregrado, Grado o Postgrado” (FO-GT-01) y nota de la Dirección Nacional de Gestión Universitaria DNGU 1339/13.
El solicitante debe presentar la documentación requerida en FO-GT-01 (Formulario de Solicitud de título: Pregrado, Grado o Postgrado).
· Solicitud de título.
· Nota DNGU 1339/13.
· Fotocopia Simple DU.
· Fotocopia Simple Partida de Nacimiento.
· Comprobante de CUIL.
· Libre Deuda de Biblioteca.
· Libre Deuda emitido por el Departamento de Cuentas Corrientes.
· Recibo de cupón de Pago del trámite de Título si correspondiera.
1. Coordinador de la Sede distante controla según ES-GT-01. Si no es correcto no registra ingreso alguno, fin del procedimiento.
Si es correcto pasa a punto 1.1.
Si el solicitante egresa mediante Sistema de Educación a Distancia (SEaD) puede remitir la solicitud de título mediante mail a alumnosdistancia@ucasal.edu.ar ó titulos@ucasal.edu.ar, debe adjuntar lo indicado en el punto 1 o bien, puede presentar el FO-GT-01 y otros requisitos por Sede.
1.1. Si se tratara de un expediente físico el Coordinador de Sede Distante recibe, registra el ingreso de la solicitud de Título en SMEU y envía por correo postal a Mesa de Entrada de Coordinación Operativa (MECO); registra en el campo “observaciones” del SMEU el número de oblea otorgado por la empresa de correo postal. Si fuera digital adjunta el expediente al envío por SMEU y remite a MECO.
1.2. Mesa de entrada de Coordinación Operativa del SEaD recibe trámite y deriva al sector de Cuentas Corrientes para su verificación. Registra en el SMEU.
1.3. El sector de Cuentas Corrientes recibe y verifica el estado de cuenta de la solicitud de Títulos. Registra condiciones del solicitante en el campo “Observaciones” del SMEU y envía al Encargado de Mesa de Entrada (EME) de Dirección de Alumnos Distancia. Pasa a punto 1.4.
1.3.1. Si el trámite no se encontrara en condiciones, informa a la Sede Distante y retiene el trámite hasta que se regularice la situación,
1.3.1.1 Sede Distante informa la alumno para realice la gestión correspondiente.
1.3.1.2 Si el solicitante soluciona, vuelve a Punto 1.3. Si el egresado no soluciona el inconveniente, Dpto. de Cuentas Corrientes remite el expediente a Dirección de Alumnos SEAD. Registra en SMEU.
1.3.2. Dirección de Alumnos informa al alumno y finaliza el expediente en SMEU. Fin del procedimiento.
1.4. Si el trámite de gestión de títulos es de un alumno de sistema Distancia, el expediente es recibido por la Encargada de Mesa de Entrada de Dirección de Alumnos SEAD (EME). Pasa a Encargado de Carrera (ECA) correspondiente. Pasa a Punto 2.2.
NOTA: Se le informa al solicitante que recibirá en principio Constancia de Título en Trámite (RG-GT-03); y en un plazo no mayor a 120 días se le entregará el Certificado Analítico de Título Final (RG-GT-05) y Diploma. Además podrá realizar consultas sobre su trámite al tel. 0387-4268562 o al mail titulos@ucasal.edu.ar y que cuenta con el Libro de quejas, agradecimientos, sugerencias y reclamos a su disposición.
TRÁMITE A CARGO DE DIRECCION DE ALUMNOS
2. Si el solicitante egresa mediante Sistema Presencial debe presentar la solicitud y la documentación por Mesa de Entrada en el Sector de Títulos de la Dirección de Alumnos. El sector controla lo presentado por el alumno según ES-GT-01. Si no es correcto no registra ingreso alguno. Fin del procedimiento.
2.1. Si es correcto remite a Encargada de Carrera de Dirección de Alumnos (ECA) correspondiente. Pasa a Punto 2.2.
2.2. Encargado/a de Carrera de Dirección de Alumnos (ECA) hace recepción del FO-GT-01 y registra la Recepción de Solicitud de Título en el Sistema de Gestión Académica:
Gestión académica
L Egresados
L Solicitud de títulos
2.3. ECA realiza la búsqueda del legajo del alumno en el área.
NOTA: En el caso de que hubiera que solicitar el legajo a Plumada se solicita mediante la página dispuesta por esa institución; un ECA es responsable de hacer el pedido de legajos una vez a la semana (ES-GT-02).
2.3.1. Si el legajo se ubica en archivo externo ECA encargado localiza según ES-GT-02.
2.3.2. ECA verifica la coincidencia entre los datos de la documentación recibida y los datos ingresados por el alumno en la “Solicitud de ingreso”. Si fuera necesario realiza la actualización de los datos en el sistema según la documentación.. Si la documentación presentara inconsistencias, ECA detiene el trámite y solicita al Egresado la correcta conformación de la misma.
2.4. ECA revisa si tiene carpeta/s de equivalencia/s y verifica que se adjunte copia de la/s Resolución/es Internas que correspondiera/n. En el caso de que no tuviera, pasa a punto 2.5
2.4.1 Si tiene equivalencias controla que el legajo contenga la Resolución Interna correspondiente.
2.4.2. Si no tiene realiza la Resolución interna realiza copia desde el Libro de Resoluciones y adjunta al legajo. Pasa a punto 2.5.
2.5. ECA imprime desde el Sistema de Gestión Académica el Listado de Ficha Académica Individual (Plan Completo) (RG-GT-02) y revisa que el solicitante tenga toda la carrera aprobada. Si el solicitante hubiera cursado y aprobado materias en distintos modos o lugares, ECA imprime los RG-GT-02 correspondientes a cada uno de ellos.
Gestión Académica
L Egresados
L Reportes
L Listado de Ficha Académica Individual (Plan Completo)
2.6. ECA pasa el FO-GT-01, requisitos del trámite, el RG-GT-02, legajo y si hubiera, también carpeta/s de equivalencias al Encargado/a de Revisión de Fichas Académicas (ERFA).
TRÁMITE A CARGO DEL ENCARGADO DE REVISIÓN DE FICHA, SECTOR DE TILDADO DE DIRECCIÓN DE ALUMNOS – ERFA
3. Encargado/a de la revisión de la ficha académica del solicitante (ERFA) recibe el RG-GT-02, FO-GT-01 y sus requisitos (Ver punto 1.2), legajo, carpeta/s de equivalencia/s con su/s respectiva/s resolución/es si las hubiera. Registra recepción en el Sistema de Gestión Académica.
3.1. Realiza el control y verificación del RG-GT-02 comprobando lo registrado en él con los libros de actas de exámenes finales.
En caso de que el solicitante registrara materias aprobadas por equivalencias, éstas se verifican de acuerdo a lo indicado por la/s Resolución/es interna/s que se encuentra/n en el legajo del solicitante.
3.1.1. Si el ERFA observara errores de registración en el RG-GT-02, registra en el Sistema de Gestión Académica la Salida no conforme en la parte de observaciones y mediante RG-HAL-01 informa al ECA para la corrección de los mismos. Vuelve a punto 2.2. Una vez gestionado el trámite correspondiente al RG-HAL-01 el ECA continúa el recorrido habitual desde punto 3.
3.2. El RG-GT-02 es tildado, firmado y fechado manualmente por el/los ERFA/s intervinientes en el proceso de Revisión de RG-GT-02. (Pueden ser dos o más los intervinientes en la revisión ya que algunos solicitantes cursaron su carrera en distintos lugares y/o modos; en ese caso la ficha se remite al ERFA correspondiente - el de presencial puede solicitar al de distancia o viceversa-); el envío de uno al otro se registra también en el Sistema de Gestión Académica. Pasa a Coordinadora de Sector de Títulos (CST). Pasa al Punto 4.
TRÁMITE A CARGO DEL SECTOR DE TITULOS
4. Coordinadora de Sector de Títulos (CST) recibe y registra ingreso en el SGA. Pasa a Encargado del Sector de Títulos (ECT).
4.1. El Encargado del Sector de Títulos (ECT) registra la recepción en el sector del trámite en el Sistema de Gestión Académica e indica de qué título se trata. Realiza el siguiente control de la documentación recibida:
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Solicitud de título con equivalencia
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Solicitud de título sin equivalencia
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FO-GT-01 y sus requisitos (Ver 1.2)
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FO-GT-01 y sus requisitos (Ver 1.2)
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Legajo
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Legajo
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Carpeta de equivalencia
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RG-GT-02
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Resolución/es de equivalencias
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Índice académico (debe ser mayor o igual a 6)
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RG-GT-02
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Índice académico (debe ser mayor o igual a 6)
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4.2.1 Si el índice académico resulta menor a 6 (seis) o si hubiera algún error en la carpeta de equivalencias se regresa el trámite a Director/a de Alumnos informando qué materia debiera rendir y qué calificación precisa el solicitante para elevar el índice y/o detalle sobre hallazgo en las equivalencias otorgadas; adjunta toda la documentación recibida oportunamente. Registra salida no conforme (RG-HAL-01). Directora de Alumnos entrega el trámite al ECA.
4.2.2. ECA notifica a la Unidad Académica correspondiente y realiza el trámite necesario. Una vez gestionado el trámite correspondiente al RG-HAL-01 el ECA continúa el recorrido habitual desde punto 2.5.
4.3. ECT debe emitir Constancia de Título en Trámite (RG-GT-03), para ello realiza un control sobre un Certificado Analítico provisorio. Una vez que controla todos los datos que en él se reflejan (nombre y apellido, institución de origen previo, título previo, etc.) genera RG-GT-03 desde el Sistema de Gestión Académica en una archivo .PDF, para lo cual seleccionará la opción correspondiente al título solicitado. ECT reserva en una carpeta digital de uso compartido por el Sector de Títulos. Renombra el archivo con apellido y nombre del egresado.
4.4. CST controla el registro
Si no es correcto vuelve a Punto 4.3.
Si es correcto aprueba en el link firmadigital.ucasal.edu.ar.
4.5. DA aprueba el RG-GT-03 y automáticamente se inscrita la firma digital en el documento y se remite al correo electrónico del egresado y a la Sede Distante si correspondiera.
4.6. ECT imprime:
· Certificado Analítico (RG-GT-05) por duplicado;
· Anexo de equivalencias (RG-GT-04) por duplicado, si correspondiera.
· Registro Ministerial de Equivalencias (RG-GT-06) o Registro Ministerial sin anexo de equivalencias (RG-GT-07), según corresponda.
· Diploma en cartón con número de serie cuya fecha de emisión debe coincidir con la fecha de emisión del RG-GT-05.
4.7. ECT Genera archivo en el Sistema de Información Universitaria - SIU (genera archivo .ZIP y lo importa al SIDCer). El SIDCer asigna un número de solicitud por trámite importado.
4.7.1. En la plataforma del SIDCer, ECT carga datos personales, académicos y administrativos.
4.8. ECT interviene RG-GT-04, RG-GT-05, RG-GT-06 o RG-GT-07. Pasa a CST.
4.9. CST controla lo generado:
4.9.1 Si encontrara alguna inconsistencia devuelve a ECT para rehacer y/o corregir. Vuelve al Punto 4.6 (si correspondiera si no se realiza acción pertinente).
4.9.2 Si la gestión fue correcta interviene los registros, envía al SIDCER y registra en el Sistema de Gestión Académica Pasa a DA.
4.10. DA controla.
4.10.1 Si encontrara alguna inconsistencia devuelve a CST. Vuelve al punto 4.9.
4.10.2 Si la gestión fue correcta interviene los registros. Devuelve a ECT.
4.11. El Proceso Administrativo de Confección, Validación y Entrega de Títulos (P-GT-01) continúa en el PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DE TITULO (
PR-GT-02
).NOTA: El alumno puede consultar el estado de su trámite en la página del Ministerio: estado.sidcer.siu.edu.ar
HISTORIAL DE REVISIONES
Rev.02:
- Se modifica presentación de flujograma, convertido en cursograma.
- Se modifica inciso 4.5 se genera Constancia de Título en Trámite (RG-GT-03) con formato digital y firma digital.
- Se modifica inciso 4.6. Actualmente se imprime Diploma con número de serie.
- Se modifican incisos 4.7 “ECT Genera archivo en el Sistema de Información Universitaria - SIU (genera archivo .ZIP y lo importa al SIDCer).” 4.7.1 El SIDCer asigna un número de solicitud por trámite importado.
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Significado abreviaturas:
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SAG: Sistema de Autogestión; SD: Sede Distante; SMEU: Sistema de Mesa de Entrada Unificada; SIU: Sistema de Información Universitaria
EME: Encargado/a de Mesa de Entrada; ECA: Encargado/a de Carrera de Dirección de Alumnos; ERFA: Encargado/a de Revisión de Ficha Académica
ECT: Encargada Carrera de Sector Títulos; CST: Coordinadora Sector Títulos; CSD: Coordinador de Sede Distante; SEAD: Sistema de Educación a Distancia
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Confeccionado el: 30/09/2019
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Revisado el: 30/09/2019
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Aprobado el: 30/09/2019
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Responsable de Proceso
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Responsable de Calidad
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Dirección
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