PR-GT-03 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA AL EGRESADO
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Cód.: PR-GT-03
Fecha: 30/09/2019
Revisión: 01
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE TITULO AL EGRESADO
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EXPLICACIONES SOBRE EL DESARROLLO
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1. Coordinadora del Sector de Títulos (CST) coloca sello de agua.
1.1 Coordina con el egresado, o bien, con el Coordinador de la Sede Distante mediante mail el lugar de entrega del Título.
1.2 Registra en Sistema de Gestión Académica el destino de envío de trámite de Título.
2. Si el título se entrega en Salta: Encargada/o de carrera del Sector de Títulos (ECT) archiva en el siguiente orden: Facultad, Carrera y orden alfabético.
2.1 En el momento de entrega se registra el número de Libro de Grado y el número de folio en el Diploma; y se registra datos del egresado y código QR en el libro de grado.
2.2 El egresado firma en conformidad y escribe la fecha de recepción de su Título en la fotocopia del Registro Ministerial y en el Libro de Grado.
2.3 ECT registra en el sistema N° de libro, folio, fecha y código QR de entrega del Título al egresado en el SGA.
2.4 Archiva la fotocopia del Registro Ministerial, donde consta la firma y fecha de recepción del título por parte del egresado, en el legajo. El legajo se prepara para remitirse a Plumada para digitalización (Ver especificación ES-GT-02 Recomendaciones para archivo de legajos de alumnos en Plumada).
3. Si el título debe remitirse fuera de Salta:
3.1 Si se remite a Sede Distante:
3.1.1 ECT registra en el SGA número de Libro de Grado, número de Folio, código QR. Imprime Folio de libro de grado volante RG-GT-08 correspondiente a folio de libro volante.
NOTA: El número de Libro de grado se otorga según registro de Libro de Grado y el registro de número de folio RG-GT-09 de Planilla de control de número de folio en Libro de grado.
3.1.2. ECT escribe en el Diploma el número de Libro de Grado y Folio correspondiente antes de enviar. Adjunta fotocopia del Registro Ministerial (RG-GT-06 o RG-GT-07 según corresponda).
3.1.3. Prepara la documentación en sobre cerrado y adjunta nota de envío (NO-GT-01).
3.1.4. CST firma nota de Envío (NO-GT-01). Pasa a Mesa de Entrada de Secretaría General (MESG).
3.1.5. Mesa de Entrada de Secretaría General (MESG) remite por correo al lugar de destino indicado y registra el número de oblea otorgado por el Correo en el Sistema de Mesa de Entrada Unificado (SMEU).
3.1.6. El Coordinador de la Sede Distante (CSD) recibe y resguarda hasta la entrega al egresado. Cuando el egresado recibe firma Folio de libro de grado volante RG-GT-08 y copia de Registro Ministerial (RG-GT-06 o RG-GT-07 según corresponda.
3.1.7. Una vez entregado el título, CSD devuelve a Salta el Folio de libro de grado volante RG-GT-08 y copia del Registro Ministerial firmado por el egresado.
3.1.8. ECT registra fecha de entrega al egresado en el Sistema de Gestión Académica.
3.2. Si se remite a sede Buenos Aires, Gestora de Títulos en Subsede Buenos Aires (GTSs) registra en el Libro de Grado y en los Diplomas el número de Libro de Grado y el número de Folio antes de entregar la documentación.
3.2.1. El egresado, al momento de retirar su título, firma en conformidad y escribe la fecha de recepción de su título en el Libro de Grado y en la fotocopia del Registro Ministerial (RG-GT-06 o RG-GT-07 según corresponda).
3.2.2. Una vez completado el trámite GTSs remite a Salta fotocopia del Registro Ministerial firmado por el egresado.
4. Sector de Títulos recibe registros de trámites entregados a egresados.
4.1 Si recibe lo remitido por Subsede Buenos Aires (GTSs), ECT registra fecha de ingreso, número de Libro de Grado, Folio del Registro Ministerial, código QR, fecha de entrega al egresado en el Sistema de Gestión Académica (SGA). Pasa a punto 4.3.
4.2 Si recibe lo remitido por Sede Distante (SD) registra fecha de entrega al egresado en el Sistema de Gestión Académica (SGA). Pasa a punto 4.3.
4.3 Archiva la fotocopia del Registro Ministerial, donde consta la firma y fecha de recepción del título por parte del egresado, en el legajo. El legajo se prepara para remitirse a Plumada para digitalización (Ver especificación ES-GT-02 Recomendaciones para archivo de legajos de alumnos en Plumada).
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Nota:
· En cualquier destino de entrega el egresado puede recibir su título mediante Acto de Colación o bien por ventanilla.
· El egresado puede autorizar a retirar su título a otra persona quien, para ello, deberá presentar autorización / poder (original) ante Escribano; o bien puede hacerlo con certificado de autoridad Policial (original).
· La Colación es un proceso que involucra otras áreas y que no se especifica en el presente desarrollo.
HISTORIAL DE REVISIONES
Rev.01:
- Se modifica presentación de flujograma, convertido en cursograma.
- Se simplifican los 17 puntos de procedimiento de la Rev. 00 en 5 puntos.
- Se incorpora el uso del RG-GT-08 Folio de libro de grado volante
- Se remiten todos los títulos desde Salta, Campus Castañares hacia cualquier punto del país.
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Significado abreviaturas:
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ECT: Encargada de Carrera de Títulos; CST: Coordinadora de Sector Títulos; UA: Unidad Académica; DA: Dirección de Alumnos
SIDCER: Sistema Informático de Diplomas y Certificaciones; GTSs: Gestora de Títulos en Subsede Buenos Aires.
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Confeccionado el: 30/09/2019
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Revisado el: 30/09/2019
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Aprobado el: 30/09/2019
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Responsable de Proceso
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Responsable de Calidad
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Dirección
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