PR-EQ-01 PROCEDIMIENTO DEL CIRCUITO PARA LA APROBACIÓN
DE EQUIVALENCIAS EXTERNAS
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Cód.: PR-EQ-01
Fecha: 17/09/2019
Rev.: 01
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PROCEDIMIENTO DEL CIRCUITO PARA LA APROBACIÓN DE EQUIVALENCIAS EXTERNAS
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EXPLICACIONES SOBRE EL DESARROLLO
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El trámite puede iniciar en la Sede Distante (SD) o bien en la Dirección de Alumnos distancia (DAD). Si la solicitud fuera presentada por el solicitante en Dirección de Alumnos distancia, el procedimiento inicia en el Punto 3.
1. Sede Distante recibe la documentación requerida para iniciar el trámite. Según ESPECIFICACIÓN RECEPCION DE SOLICITUD DE EQUIVALENCIAS EN SEDE DISTANTE (ES-EQ-01). Controla:
Si no es correcto, no inicia gestión alguna.
Si es correcto:
1.1. Genera Expediente en el Sistema de Mesa de Entrada Unificado (SMEU).
1.2. Completa Tapa de equivalencia RG-EQ-08.
1.3. Si la documentación está en formato papel, remite la carpeta por correo postal a MECO Salta. Registra en el SMEU el número de oblea otorgado por la empresa de Correo. Según ES-EQ-01. Pasa a punto 2.
1.4. Si la documentación está en formato digital, remite mediante SMEU a Dirección de Alumnos distancia. Anexa expediente digital. Pasa a punto 3.
2. MECO registra ingreso en el Sistema de Mesa de Entrada Unificado – SMEU.
2.1. Remite a Dirección de Alumnos Distancia (DAD). Respeta el número de expediente individual del SMEU iniciado por la Coordinación de la Sede Distante (CSD).
3. Encargada de Mesa de Entrada de DAD (EME) recibe la documentación requerida para iniciar el trámite. Según ESPECIFICACIÓN RECEPCION DE SOLICITUD DE EQUIVALENCIAS EN SEDE DISTANTE (ES-EQ-01). Controla:
Si no es correcto, no inicia gestión alguna.
Si es correcto:
3.1. Genera Expediente en el Sistema de Mesa de Entrada Unificado (SMEU).
3.2. Completa Tapa de equivalencia RG-EQ-08.
3.3. Registra ingreso en el SMEU respetando el número de expediente.
3.4. Pasa a ECA correspondiente, si la carpeta es digital pasa a ECA por mail.
4. ECA controla:
4.1. Si es correcto ECA registra ingreso de carpeta de equivalencias en el SGA en Documentación entregada (RG-EQ-12).
Si se tratara de una carpeta digital:
4.1.1. ECA remite por mail a Coordinadora de Dirección de Alumnos Distancia (CDA).
4.1.2. CDA avisa por mail a UA y a EME que se remita expediente por SMEU.
4.1.3. EME envía expediente por SMEU a la Unidad Académica correspondiente; adjunta formulario de solicitud de equivalencia del alumno (FO-EQ-01) y pasa a punto 5.
Si se tratara de una carpeta física:
4.1.4. ECA ordena la carpeta con toda la documentación del expediente, considerando principalmente el siguiente orden:
· Tapa de Carpeta de equivalencias externas (RG-EQ-08);
· Formulario de solicitud de equivalencia (FO-EQ-01);
· Certificado analítico (fotocopia).
· Plan de estudios;
· Programas.
4.1.5. ECA resguarda en el legajo del alumno Certificado Analítico original. Prepara Nota de elevación (NO-GT-01) y pasa a CDA.
4.1.6. CDA controla
Si no es correcto vuelve a punto 4.
4.1.7. Si es correcto firma NO-GT-01 pasa a EME.
4.1.8. EME remite a Unidad Académica correspondiente, mediante servicio de cadetería interno. Registra en SMEU (RG-EQ-11). Pasa a punto 5.
4.2. Si no es correcto, ECA Registra salida no conforme (RG-HAL-01) e informa a la (CDA).
4.2.1 CDA decide si el expediente se devuelve o si se solicita por mail al alumno lo faltante.
Si CDA decide no continuar el trámite por falta de analítico y/o analítico original, firma y/o incongruencias en los registros se devuelve:
4.2.1.1. Si el expediente es digital devuelve la carpeta por mail a la Sede Distante con copia al alumno y a ECA.
4.2.1.1.1. ECA finaliza expediente en SMEU.
4.2.1.2. Si el expediente fuera físico
4.2.1.2.1. CDA informa por mail a ECA que el trámite se no continúa. Pasa a EME.
4.2.1.2.2. EME remite expediente a MESG mediante servicio de cadetería interno. Registra en SMEU (RG-EQ-11).
4.2.1.2.3. MESG remite a Sede Distante, registra número de oblea otorgado por la empresa de correo en el SMEU.
4.2.1.2.4. CSD recibe, registra ingreso en SMEU y finaliza expediente. Fin del procedimiento.
NOTA: Si el alumno presentara nuevamente el trámite, aunque se tratara del mismo es preciso iniciar un nuevo expediente.
Si CDA decide continuar el trámite con la documentación presentada, aunque faltara de “plan de estudio” y/o “cancelación de matrícula” y/o “No sanción disciplinaria”:
4.2.1.3. CDA informa situación por mail a la CSD con copia al alumno, a ECA y a EME. Pasa a ECA.
NOTA: Lo que informará CDA será la documentación faltante y que, la carga de las equivalencias otorgada se verá limitada a la recepción de lo solicitado.
4.2.1.3.1. ECA registra ingreso de carpeta de equivalencias en el SGA en Documentación entregada (RG-EQ-12).
4.2.1.3.2. EME registra envío en SMEU.
4.2.1.3.3. Si es físico EME registra envío a Unidad Académica correspondiente en SMEU. Detalla en observaciones la condición del envío en el campo “Observaciones: CON DOCUMENTACIÓN PENDIENTE”. Envía mediante servicio de cadetería interno. RG-EQ-11. Pasa a punto 5.
4.2.1.3.4. Si es digital EME remite expediente y FO-EQ-01 por SMEU. Pasa a punto 5.
5. UA recibe y registra en el SMEU respetando el número de expediente. Realiza Procedimiento del Circuito Interno de Áreas Académicas para equivalencias (PR-EQ-02
).
PUNTO CRÍTICO DE CONTROL
6. EME de DAD recibe: Inscripción preliminar de materias a cursar (RG-EQ-03), Resolución Interna (si registrara RG-HAL-01 previo, controlará que el número de Resolución interna sea distinto) y/o carpeta (este último caso si se tratara de una carpeta física). Remite a la ECA correspondiente.
NOTA: Si la Resolución interna es igual a la anterior emitida por la UA, EME debe devolver e indicar en campo “Observaciones” de SMEU el motivo: “Se devuelve por registrar número de Resolución Interna ya emitido”.
PUNTO CRÍTICO DE CONTROL
6.1. ECA controla que:
· DNI correcto en la Resolución de Facultad.
· Inscripción preliminar de materias a cursar (RG-EQ-03) completada y autorizada por autoridad académica.
· Dictámenes (RG-EQ-07 o RG-EQ-04 y/o RG-EQ-05 y/o RG-EQ-06 y/o RG-EQ-09) firmados por las autoridades de la Unidad Académica según corresponda y coincidan con las materias asignadas en la Resolución.
· Nombres de las materias del Plan de estudio de la Institución de origen reconocidas y las materias otorgadas por UCASAL, con su correspondiente código de materia, estén correctamente consignados.
· Registro de nota en Resolución sea equivalente a escala de calificaciones de la institución de origen o la establecida por la Unidad Académica emisora.
Si no es correcto:
6.1.1. ECA Registra salida no conforme (RG-HAL-01). Pasa a CDA.
6.1.3. EME devuelve la documentación a la Unidad Académica. Registra la devolución en el SMEU con el mismo número de expediente inicial y RG-HAL-01. No finaliza el expediente. Realiza envío mediante servicio de cadetería interno. RG-EQ-11. Vuelve a Punto 5.
Si es correcto:
6.2. ECA realiza la carga de la institución de origen en el Sistema de Gestión Académica de las equivalencias otorgadas “PASES DE OTRAS INSTITUCIONES”.
NOTA: esta carga posibilita generar la cabecera para la carga en el Sistema de Gestión Académica de las equivalencias otorgadas y se realiza cuando el expediente ingresa por primera vez.
6.2.1. Registra el reconocimiento de equivalencias, aprobadas por Resolución de Facultad, en el Sistema de gestión académica – SGA. Finaliza el expediente en el SMEU.
6.2.2. Archiva Resolución de Facultad (original) en el bibliorato respectivo para luego, armar el libro de resoluciones de facultad.
6.2.3. Archiva copia de la Resolución Interna e Inscripción provisoria por materia (RG-EQ-03), firmada, en la carpeta de equivalencia, la cual se adjunta al legajo del alumno. Si la carpeta fuera digital, la Resolución de Facultad, la Inscripción provisoria por materia (RG-EQ-03) y los dictámenes se adjunta al legajo del alumno.
NOTA: El alumno recibe una notificación, mediante el Sistema de Autogestión (SAG), adonde es informado que las equivalencias otorgadas ya pueden visualizarse mediante la consulta de su Ficha Académica Parcial. Puede realizar reclamo dentro de los próximos 30 (treinta) días a equivalencias.distancia@ucasal.edu.ar
7. Si alumno remite mail remite mail de inconformidad:
7.1. CDA remite el mail con la solicitud de revisión a ECA correspondiente.
7.2. ECA controla:
7.2.1. Si es un pedido de reconsideración a Unidad Académica:
7.2.1.1. ECA habilita el expediente en SMEU y remite a Unidad Académica correspondiente nuevamente la documentación. Registra en SMEU RG-EQ-11.
7.2.2. Si se tratara de un error de carga de la DAD:
7.2.2.1. ECA corrige, registra e informa por mail al alumno con copia a CDA.
7.2.2.2. CDA registra salida no conforme RG-HAL-01. Vuelve a Punto 6.
7.2.3. Si se tratara de un error en la Resolución Interna, registra Hallazgo (RG-HAL-01). Habilita nuevamente el expediente en SMEU y remite a Unidad Académica correspondiente nuevamente la documentación. Registra en SMEU RG-EQ-11. Vuelve a Punto 5.
NOTA: Si detecta que no hay error, comunica al alumno dicho resultado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Historial de Revisiones:
Rev.: 01
· Se suprimen requisitos que ya se encuentran en la ES-EQ-01.
· Se incorporan circuitos para devolución por trámites no correctos.
· Se destacan los puntos críticos de control.
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Significado abreviaturas:
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SD: Sede Distante; MESG: Mesa de Entrada de Secretaría General; MECO: Mesa de Entrada de Coordinación Operativa del SEAD;DAD: Dirección de Alumnos Distancia;
SMEU: Sistema de Mesa de Entrada Unificada; UA: Unidad Académica; EME: Encargado/a de Mesa de Entrada; ECA: Encargado/a de Carrera de Dirección de Alumnos; ERFA: Encargado/a de Revisión de Ficha Académica; SEAD: Sistema de Educación a Distancia CDA: Coordinadora de Dirección de Alumnos Distancia; CSD: Coordinador de Sede Distante
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Confeccionado el: 17-09-19
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Revisado el: 17-09-19
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Aprobado el: 17-09-19
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Responsable de Proceso
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Responsable de Calidad
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Dirección
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