PG-ID-01 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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PG-ID-01
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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Código: PG-ID-01 Fecha: 09/05/2017 Revisión: 00
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Confeccionado el: 09/05/17 Preparado por: Responsable de Proceso Revisado el: 09/05/17 Revisado por: Responsable de Calidad Aprobado el: 09/05/17 Aprobado por: Coordinación Gral. de Políticas institucionales Dirección
I. OBJETIVO
Definir la metodología a seguir para la elaboración, revisión, aprobación, control de la información documentada, su distribución, difusión, el lugar y la forma de archivo, para que a lo largo del tiempo se adecue a las nuevas necesidades, garantizando que:
Las ediciones actualizadas de la información documentada se encuentren disponibles en todos los puntos en los que se llevan a cabo las operaciones fundamentales.
Se retirará en el menor plazo posible la información documentada obsoleta de los puntos de distribución o uso.
II. ALCANCE
Destinado a todo el personal con responsabilidad para el manejo de la información documentada de procedencia interna o externa.
III. INFORMACION DOCUMENTADA
(No aplicable)
IV. DEFINICIONES
Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.): Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la Calidad.
Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Para la Organización, el Proceso se representa como Procedimiento General sean estos del S.G.C o del resto de la Organización.
Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. La organización decide mantener la denominación original de la información documentada. A continuación se detalla cada posible información documentada utilizada con su correspondiente definición:
Procedimientos Específico: Documento que establece la forma de efectuar una o más actividades de manera secuencial, indicando quién, cómo, cuándo y con qué se debe efectuar cada actividad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Instructivos: Documento en el que se describe la sistemática de trabajo a seguir en determinadas operaciones citadas en los procedimientos.
Manual de uso: Es la documentación entregada por un tercero detallando los pasos operativos que se deben realizar para el funcionamiento de una maquinaria o Software.
Folleto: Documento impreso, que tiene un tamaño específico y un número reducido de hojas y que sirve como instrumento divulgativo o publicitario.
Formulario: Documento con requisitos y/o preguntas a ser completados. Puede ser de carácter interno o externo
Nota: Documento escrito de carácter oficial en el que se explica algo o se da noticia de ello, redactando de forma sencilla y esquemática. Puede ser de carácter interno o externo
Interviniente: Son todos los involucrados en asentar la firma en el documento que se está elaborando, controlando o aprobando.
Documento/s: Finalmente se podrá utilizar en forma genérica este término, cuando se requiera referenciar en forma global a distintos tipos de información documentada.
V. RESPONSABILIDADES
Dirección
Aprueba todos los documentos emitidos por la Organización. A los fines del Sistema de Gestión de Calidad, la dirección está representada por el Director General Sistema de Educación a Distancia y la Secretaria General.
Responsable de Calidad
Mantiene actualizada tanto la documentación física como magnética de toda la documentación vigente, como también los documentos no vigentes del Sistema de Gestión de Calidad.
Elabora los documentos de su incumbencia.
Revisa los Procedimientos, Instructivos, Especificaciones, Folletos, Registros, Tablas, Archivos, etc., que son de su incumbencia.
Responsable de Proceso
Revisa y aprueba los Procedimientos e Instructivos de su incumbencia.
Personal de los Distintos Procesos/Sectores
Elaboran e intervienen en los documentos que son de su Proceso/Sector y hacen uso únicamente de los documentos vigentes.
VI. METODOLOGÍA DE TRABAJO
La información documentada de origen interno y externo pueden estar en cualquier tipo de soporte, como papel o electrónico.
El control de la información documentada se extiende desde su elaboración hasta su obsolescencia.
1 - Elaboración, Aprobación y Distribución de Información Documentada
Toda la información documentada es elaborada y revisada por el sector de incumbencia y/o Responsables de Calidad y aprobados por la Dirección.
Una vez aprobados los mismos se hace una copia y se entregan al Personal de incumbencia de los mismos, previa firma del Registro Matriz de Distribución de Documentos (RG-G-01), la cual se archiva en Carpeta de documentos vigentes, que se encuentra en la Oficina de Calidad.
En caso de ser solicitado por un tercero y la Dirección lo autorice, la información documentada de origen interno (salvo aquellos que hagan referencia a información confidencial) se pondrán a disposición de quien lo solicite para su consulta o para ser revisados en una evaluación.
El original de la información documentada, una vez revisada y aprobada por quienes correspondan, deben ser firmados y archivados en el Sector de Gestión de Calidad.
Nota: En los casos en donde se esté actualizando datos que no signifique modificación a la información documentada vigentes y la misma debe ser distribuidas vía correo interno, se solicitará que se confirme la recepción y lectura de la misma a los fines de llevar un control de dicha comunicación. Ejemplo, actualización de valores de indicadores o cambios de objetivos.
2 - Codificación de la Información Documentada
Los Procedimientos generales del Sistema de Gestión de la Calidad se codifican de la siguiente manera:
PG: Procedimiento General
ID: Información documentada
01: Secuencia
Los Procedimiento Específicos, instructivos, registros, etc. se codifican de la siguiente manera:
FO Indica si se trata de un “Formularios“.
FL Indica si se trata de un “Folleto“.
NO Indica si se trata de una “Nota“.
MA Indica si se trata de un “Manual de Usuario“.
ES Indica si se trata de una “Especificación“.
RP Indica si se trata de un “Reporte emitido por Sistema”
3 - Encabezado y pie de página
El encabezado de todo documento debe contener los siguientes campos (ver Modelo adjunto):
Página: Indica la página actual y la cantidad total de las mismas.
Revisión: Indica si el documento tuvo alguna modificación, es decir si existe alguna revisión superada. A los documentos sin modificaciones le corresponde el número 00.
Código: Se debe indicar el código que corresponda.
Fecha: Se ingresa fecha de Aprobación.
Al pie de la página debe indicar lo siguiente:
Confeccionado el: Debe indicar fecha de confección de la información documentada.
Confeccionado por: Debe indicar el Sector/Proceso que lo confecciona.
Revisado el: Debe indicar fecha que se revisó la información documentada.
Revisada por: Todos los procedimiento e instructivos deben contar con la revisión del Responsable de Calidad.
Aprobada el: Debe indicar fecha que se aprobó la información documentada.
Aprobado por: Debe ser aprobado por la Dirección y/o Representante de la Dirección.
Los documentos de origen externo conservan la identificación y formato de origen. Para el control de su distribución e identificación se utiliza el Sistema de Mesa de Entrada vigente en donde queda expresado: origen y destino del documento. En el caso de la normativa legal se utiliza el RG-NOR-01.
4 - Contenido de un Procedimiento General
A fin de normalizar su confección y facilitar su comprensión, los procedimientos se redactan considerando los siguientes Ítems:
I. OBJETIVO
Se debe señalar el propósito para el cual se regula la actividad que se describe en el documento.
II. ALCANCE
Una breve descripción del campo de aplicación del documento, o sea, se debe precisar las funciones o áreas usuarias del documento.
III. INFORMACION DOCUMENTADA
En caso de que se necesite nombrar algún documento de consulta.
IV. DEFINICIONES
Se deben incluir las definiciones de todos aquellos términos utilizados en el procedimiento que tengan un significado particular y que pueden ser objeto de diferentes interpretaciones, para facilitar la total comprensión del documento.
V. RESPONSABILIDADES
Se deben indicar todos los cargos involucrados en la actividad que se pretende regular, y definir para cada uno, las responsabilidades asignadas.
VI. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Se debe indicar en frases cortas, en presente indicativo y de forma secuencial, cada una de las acciones a ejecutar para desarrollar la actividad.
VII. REGISTROS Y ANEXOS
Se indican todos los registros, notas y folletos generados por la aplicación del procedimiento.
VIII. REVISIÓN Y CONTROLES
Se debe indicar el historial de revisiones del documento, es decir, las modificaciones o actualizaciones que le correspondan.
5 - Contenido de un Instructivo
Los ítems que debe cubrir esta información documentada son:
- OBJETIVOS
- PERSONAL AFECTADO
- REALIZACIÓN DE LAS TAREAS
- PERIODICIDAD DE ELABORACIÓN
- UTILIZACIÓN
- ARCHIVO
6 – Conservación y Acceso
El Sector de Gestión de Calidad conserva una copia de toda información documentada que se encuentra en uso, en la carpeta de documentos vigentes. Como así también se puede consultar el archivo magnético accediendo a la red, de esa manera podrá visualizar todos los procedimientos e instructivos que se necesita examinar.
El Sector de Gestión de Calidad conserva la última versión del archivo magnético en una carpeta de la unidad específica, llamada documentos originales y solo se permite el acceso a insertar, eliminar y modificar a Gestión de Calidad y de solo lectura a todos los otros sectores de la Organización.
7- Información documentada Obsoleta
La documentación obsoleta se retira y se destruye contra entrega del documento que lo sustituye, salvo que quiera conservarse por razones legales o protección de información, en cuyo caso se identifica con el sello de OBSOLETO en todas sus hojas, y se archiva en biblioratos rotulados donde se especifique información documentada OBSOLETAS.
8- Estado De Control
La información documentada, aprobada y vigente para su uso tiene la fecha de la última revisión, que figura en el extremo superior derecho de las hojas de cada documento. La fecha de aprobación debe ser igual o mayor a la de la confección.
El estado de control de la información documentada se identifica por las firmas de quienes los elaboran, revisan y aprueban, el número y la fecha de la última revisión, datos que deberán coincidir con la copia del documento que el Sector de Gestión de Calidad conserva en la Carpeta de Documentos Vigentes.
Para asegurar las actividades de control de la información documentada, que deba ser mantenida para apoyar la operación de los procesos del S.G.C., la organización puede realizar revisiones anuales en aquella información documentada que a su criterio requiera ser modificada o cuando circunstancias de hecho requieran tal modificación.
Cuando la información documentada aún no ha sido aprobada definitivamente para su uso, se les coloca un sello en la parte superior de cada una las hojas que conforman el documento,
que indica DOCUMENTO PENDIENTE DE APROBAR, en cuyo caso la manera de conocer su estado de control es el siguiente:
El DOCUMENTO PENDIENTE DE APROBAR, además del sello identificador, puede o no especificar fecha de elaboración.
Aquella información documentada que adquiera el carácter de obsoleta quedara identificada con el sello de OBSOLETO.
9 - Cambios o Modificaciones en la información documentada
Todo cambio en la información documentada es revisado y aprobado por el sector que inicialmente los revisó y aprobó.
Todo el personal de la Organización, que bajo su criterio detecte la necesidad de modificar una información documentada, lo debe comunicar al Responsable de Proceso, que evaluará la sugerencia con el Responsable de Calidad según corresponda, estudiando el cambio a realizar.
Las modificaciones deben respetar los mismos pasos para preparación, revisión, aprobación y distribución.
Se debe asignar un nuevo número de revisión, que se inicia con el 01, ya que el número 00 indica que no fue modificado.
VII. REGISTRO Y ANEXOS
RG-G-01 – Matriz de Distribución de Documentos.
RG-NOR-01 – Normativa legal
VIII. REVISIÓN Y CONTROLES
No es aplicable.