PG-AI-01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
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Código: PG-AI-01
Fecha: 31/05/2017
Revisión: 00
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I. OBJETIVOPlanificar y realizar las Auditorías Internas con el fin determinar si los objetivos tenidos en cuenta para diseñar el Sistema de Gestión de la Calidad son válidos y si el sistema funciona tal cual fue diseñado y si permite el cumplimiento de los objetivos fijados. Esto se realiza para mantener y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
II. ALCANCE
Todos los Procesos involucrados que afectan a la Calidad.
III. INFORMACION DOCUMENTADA
No aplica.
IV. DEFINICIONES
AUDITORIA INTERNA: es un examen independiente y sistemático que se realiza en forma periódica a través de un plan, y tiene por objetivo determinar si las actividades de la calidad y sus resultados cumplen con las disposiciones previstas, si se aplican de manera eficaz y si son adecuadas para lograr los objetivos del Universidad Catolica de Salta.
V. RESPONSABILIDADES
D1. Responsable de Calidad
Realizar el programa de auditorias internas
Auditar, junto al grupo de auditores internos, las distintas áreas
Registrar el resultado de las auditorias
Informar a la dirección y a los responsables de área de los resultados de la auditoria
D2. Responsable De Proceso / Áreas
Proporcionar toda la información y documentación necesaria para facilitar la actividad de la auditoria
D3. Dirección
Verificar y aprobar el programa de auditoria
Revisar y analizar los hallazgos de la Auditoría Interna
VI. METODOLOGÍA DE TRABAJO
1) El Responsable de Calidad o personal que la Universidad Catolica de Salta determine, prepara a principio de cada año el Programa Anual de Auditorias en el que se planifican las mismas y su distribución en el transcurso del corriente año. Se establece que se realizaran auditorias anualmente o cuando la Dirección lo disponga a cada área involucrada en el Sistema de Gestión de la Calidad con alcance a todos los requisitos de la norma ISO 9001 y todos los documentos del mismo.
2) El Responsable de Calidad debe oportunamente proponer el Equipo Auditor.
3) Las Auditorías Internas se deben llevar a cabo con personal adecuadamente calificado, que evidencie (comprobable) alguna experiencia en auditorias de Sistemas de Gestión de Calidad (según la NORMA requerida) además de estar actualizado con las últimas versiones de la Norma requerida y que tenga realizado el curso de Auditor Interno. Podrá ser personal propio de la organización o externo a la misma, propuesto por el Responsable de la Calidad o en su defecto la Dirección. En el Programa Anual de Auditoria Interna (RG-AI-01) se registran las fechas aprox., como así también los puntos de la Norma ISO 9001.
4) El auditor o en su caso el equipo Auditor serán independientes de cualquier responsabilidad directa sobre las actividades a auditar y tendrán la suficiente autoridad y autonomía para realizar su labor.
5) Como mínimo dos semanas antes a la realización de la auditoria (según el Programa Anual de Auditorias), el Responsable de Calidad notifica al responsable del proceso a auditar (RG-AI-02).
6) La Notificación de la Auditoria deberá incluir:
· Fechas de la reunión de apertura, de las auditorias in situ y de la reunión de cierre.
· Propuesta horaria
· Objeto de la auditoria
· Alcance de la auditoria (ítems a auditar)
· Documentos requeridos para lectura previa (opcional)
7) El Auditor revisa la documentación relacionada con el área a auditar con la finalidad de conocer exactamente los procesos, procedimientos y registros en existencia, para luego, al entrevistar a las personas, poder verificar que las actividades desarrolladas son acordes con los requisitos de la norma de referencia y que se están ejecutando en la forma, momento y por los responsables definidos en el sistema, dando respuesta a los requisitos de la Norma ISO 9001.
8) El trabajo in situ, se inicia con la presentación del equipo de auditores a los máximos responsables del área con quienes se repasan los objetivos y el Programa Anual de Auditoria acordado, a su vez también el auditor debe resolver y aclarar cualquier duda que pudiera existir.
9) El Auditor verifica que las medidas de gestión de la calidad se conocen, se implementan y se puede asegurar su implementación por medio de los registros correspondientes.
10) El Auditor registra las evidencias y hallazgos de la auditoria (No conformidades, Oportunidad de Mejora, Observaciones y Conformidad), en Informe de Auditoría (RG-AI-03). En caso que el auditor externo posea un registro propio de auditoria deberá informar esta situación a la Organización vía e-mail para su conocimiento.
11) Finalizada la auditoria, el Auditor Responsable prepara el “Informe de Auditoría Interna” (RG-AI-03) o el que corresponda, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:
· Fecha de realización de la auditoria y tipo de auditoría.
· Alcance de la auditoria y fecha del informe
· Composición del equipo auditor
· Fecha y hora de realización
· Descripción: (NA) no aplicables, (CF) conformidades, (NC) no conformidades, (OBS) observaciones, (OM) oportunidades de mejora, (F) fortalezas, con identificación del requisito del Sistema de la Calidad afectado;
· Verificación de acciones correctivas de la auditoría anterior
· Cambios que afecten el Sistema de Gestión de la calidad
· Conclusiones del auditor
12) Se realizará una consulta previa al envío del informe, entre el área auditor y el área auditada, a fin de consensuar posturas frente a los hallazgos determinados en la misma. En el supuesto de que las partes no alcanzaren el consenso, se presentará el informe con la opinión del área auditor y el área auditada realizará los descargos correspondientes.
13) El Informe es firmado por el Auditor Responsable, y la Dirección como prueba de su conformidad y disposición a tomar las medidas correctivas necesarias.
14) Se efectúa una reunión de cierre entre el auditor responsable y auditado. Se evalúan los resultados de la auditoria. Esta reunión sirve para informar al auditado sobre los resultados de la misma así como también para aclarar y responder dudas y para estudiar posibles acciones correctivas.
15) Sobre la base del “Informe de Auditoría Interna” (RG-AI-03), para cada una de las desviaciones / hallazgos, el Responsable de proceso procede a definir la acción correctiva a adoptar siguiendo lo estipulado en el procedimiento “Salidas no conforme – No conformidades” (PG-NC-01).
VII. REGISTROS Y ANEXOS
a. Programa anual de Auditoria (RG-AI-01)
b. Notificación de Auditorias (RG-AI-02)
c. Informe de Auditoría (RG-AI-03)
VIII. REVISIÓN Y CONTROLES
No es aplicable.
