PG-A-01 GESTIÓN DE APOYO Rev00
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Código: PG-A-01
Revisión: 00
Fecha: 09/05/2017
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GESTIÓN DE APOYO
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OBJETIVO
Asegurar la gestión de apoyo a todos los procesos al SGC para lograr su correcto funcionamiento.
II. ALCANCE
Destinado a toda la Universidad Catolica de Salta.
III. información documentada
Procedimiento de compras PR-C-01 – PR-C-02
IV. DEFINICIONES
No aplica.
V. RESPONSABILIDADES
Dirección
Asigna los recursos necesarios para asegurar la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
Detecta la necesidad de recursos en los sectores de su incumbencia.
Responsable de Calidad
Mediante auditorías de calidad, detecta la necesidad de recursos para el normal desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.
Lleva y controla los registros de las funciones y responsabilidades del personal involucrado al SGC. Retención del conocimiento y adecuación puesto – perfil.
Personal de Recursos Humanos
Creación del legajo y gestión administrativa del Personal.
VI. METODOLOGÍA DE TRABAJO
1. Gestión de Recursos Humanos, competencia y conocimiento de la Organización
La organización con la finalidad de asegurar el constante conocimiento para el desarrollo de las tareas y la productividad del personal a analizado y determinado aquellos conocimientos necesarios y quienes son los responsables de llevarlo a cabo todo ello con la finalidad de resguardar este conocimiento en la organización y asegurar el normal desarrollo de los procesos. Para ello ha definido metodología de inducción, de reemplazo y capacitación.
2. Ingreso de un nuevo Personal a la Organización (Inducción)
Cada Responsable de área detecta la necesidad de incorporar personal en el sector de su competencia.
Solicita autorización a la Dirección para incorporar personal. Luego convoca a los postulantes y en caso de necesitar una evaluación de los candidatos se pueden administrar pruebas de conocimientos a los efectos de comprobar la destreza y grado de habilidad de los mismos.
3. Personal durante la relación laboral
3.1. Competencia. Perfil de puesto
La Organización cuenta con las descripciones de puesto de trabajo, los que habitualmente son relevados por profesionales/especialistas internos de la Organización. Los contenidos en cuanto al perfil y requerimientos que la organización determina para el puesto o los puestos a ser evaluado son discutidos y definidos en forma conjunta entre la Dirección y los profesionales/especialistas.
3.2. Capacitación
De la conformación de antecedentes, pedidos a partir de la detección de las necesidades de capacitación y propuestas de capacitación se definen dichas capacitaciones y/o desarrollo que se requieran a través de un Programa o Plan de capacitación, (RG-MED-01) según la organización lo establezca.
Con respecto a las concientizaciones o capacitaciones internas se encuentra disponible el RG-MED-02 para evidenciar dichas acciones.
3.3. Eficacia de la Capacitación
La Organización según el tipo de capacitación realizada y la importancia que tenga la misma para el desarrollo de las actividades operacionales y administrativas y considerando el impacto que tiene la actividad sobre los resultados de la organización, determinara la realización o no de la medición de la eficacia de las actividades de capacitación realizadas RG-MED-03.
En caso de corresponder la medición de la eficacia y efectuada la capacitación, la misma pueda dar como resultado que las acciones han sido eficaces y la persona ha demostrado mejora en el puesto de trabajo o no.
Sobre la base de la medición y a criterio del responsable de medición (responsable de proceso preferentemente) podrá notificar el resultado a los capacitados buscando con ello la mejora requerida o buscada por la organización. Esto podrá ser con una nueva capacitación u otra forma determinada por la misma.
4. Conocimiento de la Organización
La organización determina todos aquellos conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para el logro de los resultados planificados.
La determinación del conocimiento necesario (funciones generales y especificas) queda plasmada en el perfil de cada puesto en el mismo se encuentran definidos los conocimientos necesarios requeridos por responsable incluyendo para los puestos y sus funciones criticas la matriz de reemplazos a los fines de garantizar que las actividades de la organización siempre podrán ser efectuada frente a cualquier ausencia. Ver matriz de conocimiento y reemplazo FO-GP-01.
Esta metodología de reemplazos sobre todo de las actividades críticas busca mantener el conocimiento dentro de la organización. La organización en forma permanente deberá ir analizando otras formas o metodología para resguardar este conocimiento y su forma de poner a disposición de todos los interesados de la organización, por ejemplo actualmente todos los procesos se encuentra redactada y puesta a disposición de quienes lo requieran en el Sistema.
Los nuevos conocimientos que la organización requiera deberán ser incorporados en el plan de capacitación a los fines de garantizar la evolución y la mejora en la forma de realizar las tareas en los procesos. Estos nuevos conocimientos cuando se detecten por cualquiera de los integrantes de la organización deberán ser comunicados a los responsables de procesos a los fines de efectuar el análisis de su viabilidad. Estos nuevos conocimientos podrán provenir de información recibida vía mail, invitaciones a eventos, investigación en página web, postgrados, normativas legales, especializaciones, relaciones con cliente y/o proveedores, etc. Las personas que accedan a estos nuevos conocimientos referidos a puestos y/o funciones críticas deberán compartir el mismo a las personas designadas en su matriz de reemplazo, quedara evidenciado en el registro de capacitación interna RG-MED-02.
5. Toma de conciencia
La organización asegura a través de las reuniones periódicas que realizan los responsables de procesos con sus operarios, la toma de conciencia de la importancia de mantener activo y en cumplimiento el sistema de gestión de calidad. Una forma de difusión utilizada por la organización de los aspectos clave del SGC es vía web. Como por ejemplo la política de calidad y otras cuestiones vinculadas al mismo. Los objetivos de calidad así como también el impacto que tiene su cumplimiento o no son tratados con la frecuencia que estime necesaria entre Dirección, responsables y empleados para detectar desvíos, analizar sus causas y sobre todo con la finalidad de toma de conciencia del impacto que tienen el no cumplimiento de los objetivos planificados.
La Política de calidad, los objetivos de calidad y su seguimiento están disponibles en las distintas administraciones de la Organización para garantizar el análisis y seguimiento antes indicado y para lograr su involucramiento.
6. Comunicación
La organización cuenta con distintas formas de comunicar, las mismas pueden ser a través de comunicaciones internas, notas, mail, página Web, folletería, mail corporativo, reuniones, procedimiento de trabajos y por medio de sistema informático.
En dicha comunicación se define a quien se comunica, cuando, a quien se comunica y quien comunica.
7. Infraestructura
Del mismo modo que para Departamento de Recursos Humanos, los Responsables de proceso, y también de Calidad, detectan la necesidad de recursos tales como Maquinarias, Equipamientos, Transporte, Tecnología de la comunicación, entre otros, necesarios para el normal desenvolvimiento de los Procesos, y la trasmiten a la Universidad, para que esta determine el momento en que se asignarán los recursos necesarios.
Una vez que la Universidad ha dado cumplimiento a lo solicitado por los Responsables de proceso o de calidad, se utilizan de inmediato dichos recursos. Para la adquisición de estos recursos definido por la Organización como de inversión se debe consultar el procedimiento específico de compras PR-C-01 /02.
Si la utilización de dichos recursos, modifica algún proceso, dichas variaciones deben ser comunicadas de inmediato al Responsable de Calidad, para que se realicen los cambios necesarios en la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, de manera de adecuarlo a las nuevas formas de trabajo.
8. Infraestructura tecnológica
El resguardo de la información incluye las bases de datos a las que acceden las aplicaciones, y el File Server que son todos los archivos que se almacenan en las unidades de red de forma centralizada en el servidor.
La organización cuenta con una Política de back up y resguardo de la información. Los controles de integridad y pruebas de restauración, las realiza la Direccion de informática con una frecuencia establecida por dicha Direccion para el caso de la verificación de la integridad de lo resguardado, y para las pruebas de restauración desde las cintas de back up.
La información de índole personal del empleado o tercero, debe ser almacenada exclusivamente en el disco local de su computadora. Toda la información generada por el usuario de carácter laboral debidamente clasificada y acotada en tamaño, debe ser mantenida en el Servidor de Archivos para su correspondiente resguardo, siempre y cuando la infraestructura tecnológica lo permita.
9. Ambiente para la operación de los procesos
La Organización tiene en cuenta en forma permanente la necesidad de constar con un buen ambiente de trabajo para garantizar el normal desenvolvimiento de su equipo de trabajo para lograr los resultados previstos. En esta línea efectúa un seguimiento y medición de todas aquellas situaciones que puedan afectar este ambiente con el fin de implementar acciones inmediatas para eliminar o disminuir el riego presente o potencial.
Anualmente se presenta un informe que contenga una mirada desde el punto de vista Social, psicológico y físico para conocer el estado actual y plantear un plan de acción de ser necesario.
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REGISTRO Y ANEXOS
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- Programa anual de capacitación (RG–MED–01)
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- Registro de capacitación (RG–MED–02)
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– Registro Matriz de Conocimiento y Reemplazo (FO –GP – 01)
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REVISIÓN Y CONTROLES
No es aplicable.
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Confeccionado y Revisado el: 09/05/2017
Preparado y Revisado por:
Responsable de Calidad
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Aprobado el: 09/05/2017
Aprobado por:
Dirección
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