IT-SD-09 Instructivo procedimental para toma exámenes_2015_REV 03
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Cód.: IT-SD-09
Fecha: 26/09/2019
Revisión: 04
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Instructivo Procedimental para la Toma de Exámenes
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Sedes Distantes
 Instructivo Nº 9
Instructivo Procedimental
para la Toma De Exámenes
Sistema De Educación A Distancia
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Estimado Coordinador:
En el presente INSTRUCTIVO se detallan las indicaciones a seguir para la toma de exámenes en las Sedes Distantes de la Universidad Católica de Salta y las tareas que deberán realizar las personas a cargo de este acto académico en forma previa, durante los exámenes y como deben proceder a los envíos para su corrección.
Se redacta tomando como base la normativa existente en la UCASAL para exámenes y será obligación de los coordinadores mantenerse informado de las modificaciones que pueda sufrir la misma.
Por último, los Coordinadores de las Sedes Distantes deberán tener presente el Reglamento del Alumno - Resolución Rectoral Nº 851/17 y 1947/17 y consultar las resoluciones, que pudieran actualizar el mismo. También deben tenerse presentes las Resoluciones Rectorales 647/04 y 799/12 que establece la dependencia de los Turnos de Exámenes del Sistema de Educación a Distancia
A. Condiciones Generales
1. Lugar donde se rendirán los exámenes
1.1. Sedes Distantes: Los alumnos deberán rendir los exámenes, exclusivamente, en las Sedes donde registran inscripción.
1.2. Sedes Distantes con planta docente local que tienen delegada la responsabilidad de evaluar exámenes finales constituyendo Tribunales: Podrán tomar exámenes finales orales presenciales, en los casos que así sea indicado.
1.3. Pedidos para rendir en Sedes diferentes a las que el alumno se encuentra inscripto:
1.3.1. El alumno podrá solicitar autorización para rendir en otra Sede, exclusivamente por razones justificadas, debidamente acreditadas. La nota puede enviarse a la Unidad Académica o a Dirección Operativa del SEAD en forma digitalizada, vía correo electrónico, con una anticipación de al menos 5 días hábiles.
1.3.2. Si se otorgara la autorización, deberá informarse de la misma al alumno, a la Sede de origen, a la Sede donde rendirá el alumno a través correo electrónico. Si fuera la Unidad Académica quien lo autoriza esta deberá informar también a la Coordinación Operativa del SEAD, a los efectos de garantizar el circuito operativo del examen.
1.3.3. La sede de origen deberá enviar a la Sede donde rendirá el alumno, vía correo electrónico, en formato PDF y en fecha previa al día del examen, el instrumento en el cual figura habilitado para rendir.
1.3.4. Ambas Sedes deberán garantizar el normal desarrollo de la evaluación del alumno autorizado.
2. Fecha de Exámenes
Los exámenes deben evaluarse indefectiblemente en las fechas establecidas según los Cronogramas fijados por cada Facultad, de acuerdo al Calendario Académico vigente según los Turnos de Exámenes establecidos en el Reglamento del Alumno - Resolución Rectoral Nº 851/17 y 1947/17
2.1. Los Coordinadores deberán consultar las fechas de los Exámenes Finales a través del SiGAA, mientras que los alumnos tendrán que hacerlo a través del SAG (conforme al Manual de Instrucciones del SiGAA o SAG vigente, según corresponda.
2.2. Las fechas de Exámenes Parciales deberán consultarse a través del SiGAA (coordinadores) y del SAG (alumnos) y/o Cronogramas publicados en el E-learning de cada carrera/materia.
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Importante
§ Las fechas asignadas a los exámenes finales son inamovibles, salvo que la Unidad Académica disponga un cambio de fecha por razones de fuerza mayor, debidamente fundamentadas.
§ Los alumnos deberán rendir en las fechas previstas según cronograma, por lo que no se aceptarán solicitudes de reprogramación por motivos personales.
§ Las fechas vigentes son exclusivamente las publicadas, por lo que no deberá tenerse en cuenta información al respecto, comunicada por otra vía. En caso de detectar esta situación, el Coordinador deberá informar de inmediato a la Unidad Académica con el fin de verificarla.
§ En el caso de las condiciones de regularidad y parciales o prácticos escritos, las fechas y condiciones publicadas, originalmente, podrán modificarse según indicación de los Decanatos, por lo que es obligatorio que los Coordinadores controlen en forma permanente y sistemática la información.
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2.3.1. Estas Sedes podrán establecer su propio Cronograma de Exámenes Finales y horarios para la toma de exámenes, considerando el Calendario Académico fijado cada año por UCASAL para el SEAD. Así mismo, deberán comunicar Fecha, Hora y Tribunal a la Facultad correspondiente, con la debida antelación quienes procederán al visado y debida autorización y posterior carga en el Sistema de Turnos. La consulta podrá realizarse a través del SiGAA o del SAG, conforme a lo expuesto en el Pto. 2.1.
2.3.2. Las mismas podrán establecer su propio Cronograma de Exámenes Parciales y definir el horario de toma de los mismos.
3. Horario de Exámenes
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En todos los casos se respetará el huso horario
que rige para la Provincia de Salta.
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Los horarios establecidos para la toma de los exámenes son exclusivamente:
§ De Lunes a Viernes a las 14:00 hs. y a las 18:30 hs.
§ Sábados a las 9:00 hs. y a las 13:00 hs.
3.2. Horarios Adicionales
En el caso particular de que, la cantidad de alumnos a evaluar en un examen parcial o recuperatorio escrito en la Sede, exceda la capacidad de las aulas, el Coordinador podrá solicitar a Coordinación Operativa la habilitación de un horario adicional a las 16:00 hs. Esta habilitación es exclusivamente para 1° y 2° Año de Abogacía y para 1° año de Administración de Empresas o Contador Público. Esta solicitud deberá efectuarse, al menos, 7 (siete) días hábiles antes del examen.
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Importante
§ Se deberá brindar a los alumnos la posibilidad de acceder a cualquiera de los horarios establecidos.
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3.3. Para las Sedes Distantes con planta docente propia
Podrán establecer su Cronograma de Exámenes y el horario de toma de los mismos, conforme a lo expuesto en el punto 2.3.
4. Descarga de Temarios
Los Coordinadores de las Sedes Distantes, deberán descargar los Temarios, en los horarios establecidos, ingresando su usuario y contraseña de acuerdo a lo siguiente:
4.1. Exámenes Parciales escritos: A través de la plataforma E-learning en el sitio habilitado para ello.
4.2. Exámenes Finales escritos: Desde la página web de UCASAL habilitada para tal fin.
El Coordinador de la Sedes Distantes, para los Exámenes Finales, deberá descargar los temarios en forma conjunta con el Veedor.
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Importante
§ Tanto el sitio de descarga de los exámenes como la clave de acceso son restringidos y de uso propio del Coordinador de la Sede Distante.
§ Se otorgará un solo usuario y contraseña por Sede, siendo su uso, de exclusiva y total responsabilidad del coordinador.
§ Por razones de seguridad, el Coordinador del Aula deberá proceder a modificar la contraseña periódicamente.
Recomendaciones Importantes
§ No difundir usuario ni contraseña
§ Modificar la contraseña periódicamente
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Los temarios estarán habilitados para ser bajados exclusivamente 30 minutos antes del examen y hasta la hora de inicio del mismo.
Muchos docentes envían varios temarios para ser usados en los casos en que el aula cuente con más de un alumno presente. El coordinador deberá bajar todos los temarios. Ver “Distribución de los temarios” en el Punto 5.4.
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Importante
§ Los temarios no deberán descargarse sin la persona responsable de la toma del examen presente.
§ En el caso de los exámenes finales, no podrán tomarse sin el Veedor presente. De no ser así, el Veedor deberá informar de inmediato a Coordinación Operativa.
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Si por alguna situación eventual de fuerza mayor (corte de energía eléctrica, falta de servicio de internet, u otros) que obliguen a la suspensión de algún examen escrito en alguna Sede Distante, desde la misma se deberá informar en forma inmediata a Coordinación Operativa a fin de solicitar la reprogramación del mismo. Para ello será necesario el envío del documental que avale lo acontecido. Coordinación Operativa informará a la Unidad Académica a los efectos de que esta fije la nueva fecha la cual se informará vía mail a los coordinadores y/o alumnos involucrados.
En caso, de suscitarse un acontecimiento imprevisto de fuerza mayor en Sede Central, se suspenderán los exámenes y se informará a las Sedes Distantes que se reprogramarán los mismos. La Unidad Académica fijará nueva fecha, que será informada por los canales de comunicación correspondientes (foros, tablón de anuncios, mail, etc.).
5. Distribución de Temarios
Antes de entregar el temario de examen al alumno, se debe verificar que:
5.1. El encabezado del Temario corresponde a la carrera que cursa el alumno (hay materias con el mismo nombre de diferentes carreras que suelen rendirse el mismo día).
5.2. El Temario que se le entrega al alumno corresponde al docente con el cual debe rendir. Para esto se debe verificar que el docente que figura en el temario sea el que figura en el Acta Formato Lista.
5.3. El tipo de examen (regular, crédito por examen) expuesto en el Temario, coincide con el determinado por el Acta Formato Lista.
5.4. Si el docente envió más de un temario para un examen, se deberán bajar todos y suministrarlos alternadamente, al azar. Una vez que el alumno haya recibido uno de los temarios, no se podrá, bajo ningún concepto, cambiárselo por otro.
5.5. Los alumnos deberán verificar lo mencionado comprobaron la información en de los Ptos. 5.1., 5.2. y 5.3., antes de empezar a con el desarrollo del examen.
5.6. Los alumnos deben comenzar con el desarrollo del examen en las mismas hojas del temario, salvo indicación expresa en las consignas del docente.
6. Durante el Examen
El Veedor del examen deberá controlar, ininterrumpidamente, que los exámenes se desarrollen en tiempo y forma.
7. Fin de la Toma de Exámenes
7.1. Cuando el alumno entrega el examen, el Veedor o Coordinador, deberá contar la cantidad de hojas que entrega y registrar ese número en la primera hoja del Temario. El alumno tiene la obligación de numerar cada hoja, colocando por ej. 1 de 4, 2 de 4, etc. La primer hoja del Temario será la N° 1 del examen, o sea, la hoja 1 del temario será la 1 de “x” cantidad de hojas totales.
7.2. En ningún caso se entregará al alumno copia del examen rendido, ni se le permitirá tomar fotografías digitales del mismo.
8. Copias de Seguridad y Resguardo de los Exámenes Originales
8.1. Los exámenes deben ser digitalizados y dispuestos, los exámenes finales, en el Repositorio de Exámenes Digitalizados (RED) y los exámenes parciales escritos en la plataforma E-learnig por lo que cada Sede deberá asegurar el resguardo del examen original de los exámenes ante cualquier eventualidad que requiera su reenvío digital o envío por correo postal.
8.2. Los alumnos no podrán disponer de la copia de los exámenes rendidos.
9. Envío de los Exámenes a Corrección
Según de qué tipo de Examen se trate (Final o Parcial) deberá tenerse en cuenta lo especificado en los Ptos. 18 y 28 de este Instructivo.
B. Exámenes Finales
10. Requisitos para Rendir
10.1. Requisitos administrativos y académicos.
Para poder rendir exámenes finales, los alumnos deberán cumplimentar dos tipos de requisitos:
10.1.1. Administrativos
§ Haber completado:
a. Inscripción al ciclo lectivo en curso en el SAG (para alumnos ingresantes).
b. Reinscripción Anual en el SAG (para alumnos reinscriptos).
c. Declaración Jurada de materias a cursar en el SAG (excepto para los alumnos con licencia).
§ Tener el pago del mes inmediato anterior al del examen, con una antelación mínima de 10 días a la fecha de cierre (los alumnos con licencia solo deben tener registrado el pago de la matrícula del ciclo lectivo en curso y las cuotas del período anterior canceladas).
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Importante
§ El coordinador deberá informar a los alumnos por distintos medios, sobre las condiciones, trámites y plazos que exige UCASAL para la admisión de las inscripciones para rendir los exámenes.
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§ Cumplir con los requisitos expuestos en el Plan de Estudios y de Correlatividades vigente, el cual puede ser consultado a través del SAG.
10.2. Alumnos con Licencia
§ Podrán inscribirse a para rendir, únicamente exámenes finales, bajo cualquier modalidad.
§ La vigencia de la regularidad de las materias es de 2 (dos) años, al igual que para los alumnos activos.
11. Tipos de Turnos
Son los establecidos en los Art. 45 al 48 del Reglamento de Alumnos R.R. 851/17 y 1947/17.
Así mismo, deberá considerarse la dependencia del llamado anterior, según las Resoluciones Rectorales 647/04 y 799/12.
12. Modalidades de Inscripción
El alumno deberá seleccionar la opción correcta para la materia que desea rendir; por ejemplo, en condición de Regular, libre o Crédito por Examen y Eleva Índice, conforme al Manual de Instrucciones del SAG vigente, disponible mediante el vínculo “Ayuda” de dicho sistema.
12.1. Alumnos Regulares
Este tipo de inscripción se encuentra disponible para alumnos que hubieran regularizado la materia que desean rendir, tras haber cumplido con las exigencias de cada cátedra para tal fin, durante el cursado de la misma.
También deberán inscribirse bajo la condición de “regular” aquellos alumnos a quienes se les hubiera otorgado la Regularidad en la materia, mediante carpeta de equivalencias, caso en el que se evaluará el programa completo.
En el caso de los Turnos Ordinarios y Extraordinarios la fecha y hora tope para inscribirse son corresponde a 48 (cuarenta y ocho) horas hábiles antes de la fecha del examen, siendo la hora de cierre en todos los casos, las 23:59 pm. (noche). Pasada esa hora, el SAG no permite realizar la inscripción.
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Importante
§ El Coordinador de la Sede Distante podrá chequear las inscripciones realizadas por un alumno a través de SIGAA, por medio de la transacción Informe de Inscripción Provisoria en Actas. Las inscripciones de los alumnos que aparecen en estos listados tienen carácter de provisorias, porque se encuentran sujetas a verificaciones administrativas y académicas. Los listados definitivos se encuentran disponibles 48 (cuarenta y ocho) hs. antes de la fecha de examen, a través de la transacción Emisión de Acta Formato Lista.
§ Los alumnos que no aparezcan en la nómina generada por la transacción Emisión de Acta Formato Lista, no podrán rendir exámenes, sin excepción.
§ Debe considerarse que los días feriados y fines de semana, no se computan como días hábiles, por lo que el cierre de inscripción se produce con mayor anticipación.
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Este tipo de inscripción permite al estudiante rendir una asignatura sin haberla cursado, por no haber alcanzado la regularidad o por haber vencido el plazo de vigencia de la misma y se rige por lo establecido en el Capítulo XII del Reglamento de Alumnos R.R. 851/17 y 1947/17.
El alumno deberá realizar la inscripción directamente a través del SAG, por medio de la transacción Inscripción a Exámenes finales, a través de la solapa Libre; conforme al Manual de Instrucciones del SAG vigente, disponible mediante el vínculo “Ayuda” de dicho sistema.
La fecha y hora tope para inscribirse para rendir Exámenes por Crédito por Examen es de 5 (cinco) días hábiles, previos a la fecha del examen, siendo la hora de cierre, en todos los casos a las 23.59 pm. (noche). Pasada esa hora, el SAG no admitirá realizar la inscripción.
12.3. Por eleva índice
En caso de haber aprobado todas las asignaturas del plan de estudios, sin alcanzar el índice académico establecido por la Universidad, el alumno deberá rendir un examen final de algunas asignaturas ya aprobadas para elevar el mismo y cumplir con ese requisito según lo establecido en el Capítulo XIII del Reglamento de Alumnos R.R. 851/17 y 1947/17
Las asignaturas a rendir nuevamente serán determinadas por el estudiante previa consulta a las autoridades de la Unidad Académica en orden al mejor aprovechamiento de su formación académica, entre aquellas en las que tuviere inferior calificación y tuviesen mayor importancia en su Plan de Estudios.
El alumno deberá realizar la inscripción directamente a través del SAG, por medio de la transacción Inscripción a Exámenes finales, a través de la solapa Eleva Índice; conforme al Manual de Instrucciones del SAG vigente, disponible mediante el vínculo “Ayuda” de dicho sistema.
La fecha y hora tope para registrar inscribirse para rendir Exámenes Eleva Índice es de 5 (cinco) días hábiles, previos antes de a la fecha del examen; siendo la hora de cierre en todos los casos, a las 23.59 pm. (noche). Pasada esa hora, el SAG no admitirá permite realizar la inscripción. Este régimen es aplicable a para todas las carreras.
13. Descarga del Acta de Examen Formato Lista
La información de los alumnos habilitados para rendir, se registra en el Sistema de Gestión Académica Administrativa (SiGAA). En el mismo se podrá consultar la nómina de alumnos que realizaron la inscripción para rendir diversas materias, mediante la transacción “Informe de Inscripción Provisoria en Actas”. Entre 24 (veinticuatro) y 48 (cuarenta y ocho) hs antes del examen, estarán disponibles las listas definitivas de los alumnos habilitados mediante la transacción “Emisión de Acta de Examen Formato Lista”; la que deberá imprimir el Coordinador por duplicado a los efectos de realizar la toma del final. En caso de que la Sede Distante necesite una tercera lista, podrá imprimirla.
El Coordinador deberá corroborar con el listado de alumnos que solicitaron su inscripción por cada materia. En caso de existir diferencias, se deberá reportar a la Dirección de Alumnos del SEAD y al alumno.
Es importante comunicar a los alumnos que el trámite realizado por dicho sistema, constituye una preinscripción que no lo habilita a la presentación al examen.
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Importante
§ Los alumnos que no figuren en el Acta de Examen Formato Lista, no podrán rendir el final.
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Las nóminas definitivas se publicarán con entre 24 (veinticuatro) y 48 (cuarenta y ocho) hs. de anticipación.
13.2. Emisión de Acta de alumnos Regulares, por Crédito por Examen y Eleva Índice
Se emitirá un Acta diferente para cada una de las condiciones. En cada Acta estará indicada la condición en la que rinden los alumnos Regular, Crédito por Examen (Libre) y Eleva Índice.
14. Alumnos que no Aparezcan en la Nómina Generada Mediante Emisión de Acta Formato Lista
Ante esta situación, los Coordinadores deberán comunicarse con UCASAL, según los distintos casos:
14.1. Problemas inherentes a Sistemas UCASAL
Estos incidentes se deberán reportar a Mesa de Ayuda por e-mail a la cuenta mesadeayuda@ucasal.edu.ar. Los alumnos deberán reportar por e-mail cualquier error producido en el momento de intentar realizar una transacción, no después del cierre de inscripción a las mesas de exámenes. También pueden realizarse comunicaciones telefónicas al (0387) 4268880 de 08:00 a 21:00 hs.
14.2. Problemas Administrativo - Registrales
En aquellos casos en que falte cargar en la Ficha Académica del alumno regularidad o aprobación de materias, que le impidan inscribirse para rendir exámenes finales o cuando las actas de exámenes correspondientes a turnos anteriores se encuentren sin actualizar, los alumnos deberán exponer su reclamo por e-mail a la Unidad Académica y/o a través de UCASAL 24 (http://sistemas1.ucasal.edu.ar:7779/ords/f?p=122:4:9541479443741:::::)
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Importante
§ En caso de ser necesario, solo los Coordinadores podrán realizar el reclamo a Dirección Alumnos de UCASAL, a los Teléfonos (0387) 4266523 / 62 / 20 o a la cuenta de correo alumnosdistancia@ucasal.edu.ar
Sin excepción, los alumnos que
no figuren en el Acta Formato Lista,
no podrán rendir el examen final.
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Los exámenes finales serán evaluados en las Sedes Distantes por los Coordinadores Académicos, Veedores o Tutores designados en las Sedes Distantes.
15.1. Designación del Veedor en Sedes Distantes
§ La Universidad designará un Veedor para la toma de los finales en las Sedes Distantes, el que deberá estar presente en todas las fechas y horarios en que hubiera alumnos inscriptos para rendir. Para esto, el Coordinador deberá mantenerse en contacto con el Veedor y anticiparle las fechas de examen. Si el Veedor no pudiera estar presentarse un día determinado, deberá dar aviso de esta situación al Coordinador y a Coordinación Operativa del SEAD a los efectos de que, si el aula contara con un único Veedor, se autorice al Coordinador a tomar los exámenes finales.
§ UCASAL no autoriza la toma de Exámenes Finales en las Sedes Distantes que no tengan designados Veedores. En caso de incumplimiento de esta normativa, la responsabilidad será exclusivamente del responsable de la Unidad de Apoyo Mixto en cuestión.
§ Ante la ausencia del Veedor, el Coordinador cumplirá el rol de veeduría, debiendo cumplir estrictamente el IT - SD - 07 (Instructivo 7).
15.2. Requisitos para el nombramiento de los Veedores
La persona designada como Veedor:
§ No deberá tener ningún grado de parentesco con el/la Coordinador/a de la Sedes Distante.
§ No deberá ser personal en relación de dependencia de la Sedes Distante.
§ No deberá ser alumno/a de la Unidad de Apoyo Mixto, ni tener parentesco con algún alumno/a de la Sede Distante.
§ Deberá ser una persona de reconocida honorabilidad y apta para desempeñar la función, docente o profesional mayor de 25 años.
15.3. Rol del Veedor Académico
Los Veedores deberán cumplir estrictamente con el IT-SD-07 (Instructivo N° 7 - Funciones de los Veedores de Exámenes).
16. Consideraciones para la Descarga de los Temarios de Exámenes Finales
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Importante
§ Los temarios no deberán descargarse sin la persona responsable de la toma del examen presente.
§ La toma de exámenes finales, no podrá hacerse sin el Veedor presente. En caso de que no sea así, el Veedor deberá informar de inmediato a Coordinación Operativa.
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16.1. Finales regulares
La regularidad de las asignaturas dura dos años, con lo cual, éste es el tiempo máximo que tiene el alumno para presentarse a rendir el examen final como alumno regular.
16.2. Finales por Crédito por Examen
En este caso, el alumno deberá rendir con el Temario y programa que corresponda al docente a cargo de la asignatura en el ciclo lectivo en curso.
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Importante
§ En el caso de que el docente no haya enviado un Temario específicos para los alumnos que rinden Crédito por Examen, el alumno rendirá con el Temario publicado, ya que se entiende que es el mismo para aquellos que rinden en condición de Regular. Lo mismo ocurre para el caso de alumnos que deban rendir examen por Eleva Índice.
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En este caso, el Temario estará personalizado en la web de exámenes según el nombre del alumno y el aula a la que pertenece el alumno mismo. En el caso de no haber un temario diferenciado, el alumno deberá rendir con el mismo Temario que está disponible para los alumnos Regulares.
El Coordinador deberá bajarlo e imprimirlo con las mismas indicaciones ya mencionadas.
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Importante
§ Ante las diferentes modalidades de inscripción existentes, los Coordinadores deberán exigir indefectiblemente a los alumnos, la comunicación clara y completa en referencia a la materia y condiciones en que se presentarán. Es decir, si se presentará como alumnos Regular, por Crédito por examen o para Elevar el Índice.
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El Coordinador deberá entregar al Veedor, previo al inicio de examen final, el Acta Formato Lista bajada del Sistema de Autogestión Administrativa (SiGAA), la que constituye la nómina oficial de alumnos en condiciones de rendir. El Veedor deberá dar inicio al examen con las Actas en mano y controlar que los alumnos presentes, sean los que figuren allí, previa verificación de su documento de identidad.
Antes del inicio del examen los alumnos presentes deberán firmar las Actas Formato Lista en el casillero correspondiente. En el caso de los ausentes el Veedor deberá asentar en el Acta claramente la palabra “Ausente”, en el espacio que correspondiera.
El responsable de la toma del examen, deberá firmar en el espacio asignado al “Veedor” y colocar su sello.
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Importante
§ Los Veedores y Coordinadores no deberán permitir, bajo ningún concepto, que rinda un alumno que no figure en el Acta Formato Lista.
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18.1. A través del Repositorio de Exámenes Digitalizados (RED)
Las Sedes deberán utilizar esta vía para el envío de los Exámenes Finales. Para ello, tendrán que:
§ Escanear los exámenes que hayan rendido los alumnos y disponerlos en el RED dentro de las 24 (veinticuatro) hs hábiles posteriores al examen.
§ Deberán hacerlo de acuerdo a las Especificaciones e Instructivos que norman el envío de los Exámenes a través del RED (el sistema ha sido programado par direccionar automáticamente los exámenes al lugar de corrección por lo que la Sede deberá proceder idénticamente en todos los casos).
18.2. Por Correo Postal
Si por alguna situación particular no pudieran enviar los exámenes finales a través del RED, deberán hacerlo por correo postal.
§ Dentro de las 48 (cuarenta y ocho) hs hábiles posteriores al examen, y teniendo en cuenta que deben enviarse:
a. Ordenados alfabéticamente.
b. En sobres cerrados, separados por Facultad y por Materia.
c. Acompañados de dos ejemplares del Acta Formato Lista, en las cuales deberán estar claramente colocados los presentes y los ausentes. En el caso de los presentes, el Acta Formato Lista deberá estar firmada por ellos en los casilleros correspondientes.
§ Lugar de envío: Deberán enviarse a los domicilios de envío que se encuentran en el E-Learning, a través de las opciones Coordinadores, Domicilios Envío de acuerdo al archivo 00: Domicilios Envíos.
§ Seguimiento del envío: Recomendamos a los Coordinadores realizar un seguimiento de los envíos. En caso de detectar el extravío, hurto o destrucción del mismo, comunicar de inmediato a Coordinación Operativa del SEASD, a fin de que se le indique el procedimiento a seguir según sea el caso.
Dando cumplimiento al IT-SD-06 (Instructivo N° 6 - Circuito de Documentación y Exámenes).
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Importante
§ La Sede Distante debe asegurar el resguardo del examen original para el caso de los exámenes que se suben al Repositorio de Exámenes Digitalizados, o de una copia de resguardo ya sea en forma digital o fotocopiado, para el caso de los exámenes que se envían por correo postal.
§ Los exámenes finales escaneados deberán subirse al RED dentro de las 24 (veinticuatro) hs hábiles posteriores al examen.
§ El despacho de exámenes por correo postal deberá realizarse dentro de las 48 (cuarenta y ocho) hs. hábiles posteriores a la toma el examen.
§ Pasados los tiempos previamente expuestos, la UCASAL podrá aplicar una sanción al aula y resolver la devolución a la Sede de los exámenes sin corregir.
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Tanto las copias impresas de los exámenes finales enviados a través del RED, como los exámenes originales, para el caso de los que fueran enviados por correo postal, quedarán archivados en Salta.
20. Síntesis para la Toma de los Exámenes Finales
1. Registrar los alumnos que rinden a partir de la información disponible en la web (Inscripción Provisoria).
2. Chequear pagos.
3. Chequear la Emisión de Acta Formato Lista.
4. Comunicar a la UCASAL y al alumno las posibles diferencias entre las inscripciones y el Acta.
5. Organizar los horarios de toma de exámenes.
6. Comunicar al Veedor con antelación, fecha y hora de exámenes.
7. Descargar, en forma conjunta con el Veedor el Temario según el tipo de examen que deba rendir el alumno, imprimir y controlar el impreso con el documento original.
8. Acompañar al Veedor durante el examen.
9. Realizar, conjuntamente con el Veedor el escaneo de los exámenes y su disposición en el RED.
10. Archivar adecuadamente los originales de los exámenes enviados a través del RED.
11. Realizar, conjuntamente con el Veedor las copias de resguardo de los exámenes, para el caso de los exámenes enviados por correo postal.
12. Si se trata de exámenes que se enviarán por correo postal, remitir los mismos a los lugares que correspondan.
C. Exámenes Parciales y Recuperatorios Escritos en Sede
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Importante
§ Las fechas vigentes para parciales y/o recuperatorios, son exclusivamente las publicadas en la página, de acuerdo a lo especificado en el Pto. 2.2. de este Instructivo. No deberá tenerse en cuenta información al respecto comunicada por otra vía. En caso de detectar esta situación, el Coordinador de la Sedes Distante deberá informar de inmediato a la Unidad Académica con el fin de verificar tal situación.
§ Las fechas y condiciones publicadas originalmente podrán modificarse, según indicación de los Decanatos, por lo que es obligatorio que los Coordinadores controlen en forma permanente y sistemática la información.
§ Los alumnos deben rendir en las fechas previstas según cronograma. No se aceptarán solicitudes de reprogramación por motivos personales.
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El Coordinador del aula deberá realizar un control anticipado de alumnos habilitados para rendir los exámenes, por el Sistema a fin los efectos de evitar inconvenientes el día del examen; para ello deberá tendrá que controlar a través del SiGAA los listados de:
§ Alumnos inscriptos y reinscriptos
§ Alumnos inscriptos por materia
§ Estado de la cuenta corriente de los alumnos
22. Listas de Alumnos Habilitados para Rendir Exámenes Parciales y Recuperatorios Escritos en Sedes
El Coordinador deberá descargar del SiGAA tres ejemplares de la Lista de los alumnos habilitados para rendir los parciales, recuperatorios y presentaciones de trabajos prácticos. El aula podrá emitir o fotocopiar una cuarta copia para su control.
Las Sedes Distantes deberán enviar los exámenes acompañados de tres ejemplares de la lista con alumnos habilitados para rendir, descargadas del Sistema, en las cuales deberá registrarse claramente colocando en “Observaciones”:
§ Los alumnos presentes y los ausentes. Esto es necesario para agilizar la carga de las regularidades de los alumnos al momento de la finalización del cursado.
§ En el caso especial de que algún alumno esté, expresamente autorizado a rendir en otra Sede, indicar el lugar donde rindió. En este caso el Coordinador de la Sede Distante de origen del alumno, deberá informar al Coordinador de la Sede Distante donde se evaluará el alumno, si el mismo está habilitado por el sistema para rendir.
§ Los Coordinadores dispondrán en el sistema de planillas separadas para las carreras Administración de Empresas y Contador Público, a pesar de que ambas comparten las mismas materias en algunos años.
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Importante
§ Los alumnos que no figuran en el listado, es decir o sea que no estén habilitados por el sistema, no podrán rendir el examen. Será responsabilidad del Coordinador permitir que estos alumnos rindan con el perjuicio que ocasiona no cumplir con la normativa vigente.
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La toma de los parciales y recuperatorios en las Sedes Distantes, es responsabilidad del Coordinador, quien ejercerá la función de Veedor y deberá dar cumplimiento al Instructivo N° 07 - Funciones de los Veedores de Exámenes (IT-SD-07).
El responsable de la toma del examen deberá también, leer con atención y dar estricto cumplimiento a las instrucciones que los Docentes consignen en los Temarios, para tener en cuenta durante el desarrollo del examen.
Si el docente no especifica el tiempo de desarrollo del examen, el mismo será de 120 (ciento veinte) minutos. En caso de no especificar expresamente lo contrario, solo se permitirá el uso del programa de la materia, limpio, sin anotaciones.
24. Descarga de los Temarios
Ver punto 4 este Instructivo.
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Importante
Antes de entregar el temario al alumno, controlar:
§ Correspondencia con la carrera, materia y año que rinde el alumno (tener cuidado con materias que tienen el mismo nombre y son de carreras distintas)
§ Tipo de examen al que se presenta (conocer qué tipo de examen rinde el alumno; por ej., si es recuperatorio, corroborar que sea del primero, del segundo o global)
§ Cantidad de páginas en pantalla y las impresas
§ Tiempo de duración del examen
§ Materiales permitidos
§ Indicaciones del docente para los coordinadores
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Para conocer los resultados de sus exámenes parciales, recuperatorios o trabajos prácticos, los alumnos deberán consultar el Sistema de Autogestión.
UCASAL devolverá a cada Sede (Delegación o Sedes Distantes) los parciales, recuperatorios y trabajos prácticos originales, corregidos. Una vez recibidos, podrán entregarse a los alumnos copias de exámenes originales corregidos.
26. Archivo de los Exámenes Parciales o Recuperatorios
Cada Sede deberá archivar los parciales, recuperatorios y trabajos prácticos originales corregidos, hasta el momento del registro de la regularidad de la materia en la Ficha Académica del alumno.
27. Síntesis para la Toma de los Parciales y Recuperatorios
1. Controlar Cronogramas de Fechas y Sistema de Regularización (por posibles cambios).
2. Establecer mecanismo de comunicación con los alumnos para los momentos de examen.
3. Chequear la habilitación para la toma, según los Listados emitidos por el SiGAA
4. Organizar los horarios de toma.
5. Descargar el Temario, imprimir y controlar lo impreso con el documento original.
6. Iniciar el examen, controlar el acto académico y darle fin en el tiempo indicado.
28. Envío a para Corrección de los Exámenes Parciales y Recuperatorios Escritos en Sede
28.1. Escanear el examen y disponerlo en la plataforma E-learning en el lugar habilitado para tal fin.
28.2. Si por alguna situación particular debe enviarlo por correo postal deberá:
28.2.1. Hacer una copia de resguardo de los exámenes.
28.2.2. Remitir a los lugares que corresponda, según lo detallado en el Pto. 18.2 de este Instructivo, dentro de las 48 (cuarenta y ocho) hs. Hábiles, posteriores al examen.
29. TRABAJOS PRÁCTICOS
Algunas cátedras fijarán como modalidad de evaluación la entrega de Trabajos Prácticos, escritos en las sedes y/o en un disquete, CD, DVD. Para ello se deberá proceder de acuerdo a lo indicado en el Pto. 29 de este Instructivo.
Los detalles para la entrega de los prácticos estarán definidos en las secciones “Cronogramas de Parciales” y en el “Foro Académico” de la materia.
Es obligación del coordinador del aula conocer qué materias exigen trabajos prácticos, a efectos de poder orientar a los alumnos.
D. Anexos
30. Anexo i - Contactos en Caso de Inconvenientes
Ø Alumnos que no figuren en “Acta Formato Lista” o en “Listas para Parciales / Recuperatorios”
§ Problemas de índole administrativo-registral del alumno, comunicarse con Dirección Alumnos Salta
Teléfono directo: 0387 4266523 / 6520 /62
§ Problemas de índole técnico: si los alumnos tienen inconvenientes relacionados con la inscripción a través del SAG, se deberá reportar a los responsables del área de Mesa de Ayuda
Tel directo: (0387) 4268880
Ø Inconvenientes, ya sea técnico o confusión respecto al contenido de los temarios, podrán contactarse con:
§ Guardia Temarios Salta (Coordinación Operativa)
Teléfono directo: 0387-4266543
§ Sec. Ejec. Mirian Farfan (Coordinadora Operativa)
Teléfono directo: 0387-4266526
Mail: mfarfan@ucasal.edu.ar
Historial de Revisiones
Rev. 00:
§
Rev. 01:
§
Rev. 02:
§
Rev. 03:
§
Rev. 04:
§ Se modificaron los formatos del documento
§ Se modificó el tiempo verbal de redacción
§ Se reemplazó el término “Sedes” por “Sedes Distantes”
§ Se actualizaron los números de Resoluciones Rectorales vinculados al Instructivo
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Responsable de uso: Coordinación Operativa SEAD
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Responsable de archivo: Responsable de proceso
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Tiempo de conservación: 2 años
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Elaborado por: Responsable de Proceso
Firma:
Fecha: 26/09/2019
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Revisado por: Responsable de Calidad
Firma:
Fecha: 26/09/2019
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Aprobado por: Dirección
Firma:
Fecha: 26/09/2019
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